Fotografie a dochádzkový systém? Kedy áno a kedy nie (Pokuta ÚOOÚ SR)

Fotografie zamestnancov zamestnávateľ zväčša môže spracúvať, no predtým musí správne určiť, na čo mu fotografie vlastne sú. To, na čo mu údaje sú, musí ešte pred (alebo tesne po, ak fotografiu nemá priamo od zamestnanca) spracovaním fotografie vysvetliť zamestnancovi. V neposlednom rade to, že to naozaj zamestnancovi vysvetlil, musí vedieť preukázať Úradu na ochranu osobných údajov SR (ďalej len „úrad“). 

Stáva sa, že niekde vo vyššie uvedenom slede udalostí nastane chyba a väčšinou sa na to príde až vtedy, keď úrad zamestnávateľa vyzve, aby spracúvanie fotografie vysvetlil a aby preukázal, ako zamestnanca o spracúvaní informoval. 

Pokiaľ zamestnávateľ nepôsobí v špecificky regulovanom odvetví, tak fotografiu zamestnanca nebude vedieť spracúvať za účelom plnenia zákonných povinností. Zamestnávateľ takúto zákonnú povinnosť štandardne nemá. Napriek uvedenému sa v praxi stáva, že zamestnávatelia úradu tvrdia, že fotografiu (či iné údaje, napr. GPS lokáciu) spracúvajú preto, že majú zákonnú povinnosť evidovať pracovný čas podľa § 99 Zákonníka práce. Toto ustanovenie však hovorí, aké konkrétne údaje zamestnanca sa spracúvajú (napr. začiatok a koniec pracovného času, nočnej práce, nadčasu atď.) a spracúvanie fotografie zamestnanca, jeho odtlačkov prstov či GPS lokácie sem nespadá.

Hoci fotografie nemožno (až na výnimky) spracúvať na právnom základe plnenia zákonnej povinnosti, možno tak robiť v iných prípadoch, keď zamestnávateľ fotografiu spracúvať chce (účel) a má na to vhodný právny základ. Do úvahy prichádza právny základ oprávneného záujmu alebo súhlasu.

Účel spracúvania fotografie si treba určiť vopred a ak má byť založený na oprávnenom záujme, musí byť primeraný. Primeranosť oprávneného záujmu sa posudzuje balančným testom (LIA), ktorý odporúčame mať písomne, keďže v prípade kontroly ho treba preukázať úradu. Napríklad spracúvanie fotky zamestnanca na čipovej karte z dôvodu ochrany majetku zamestnávateľa, ktorý sa má dosiahnuť námatkovou kontrolou a porovnaním fotografie držiteľa zo strany pracovníka SBS, spravidla primerané bude.

Neprimerané by napríklad bolo pravidelne fotiť zamestnanca pri evidencii jeho dochádzky z dôvodu, aby mal dôkaz, či zamestnanec prišiel skutočne do práce. Takýto prípad posudzoval úrad v konaní 2025/0008/07905/OSK, kde zamestnávateľ svoj oprávnený záujem odôvodňoval tým, že „záujem prevádzkovateľa vychádzal z jeho predchádzajúcich skúseností, kedy pred zavedením tohto systému musel riešiť viaceré prípady, kedy zamestnanci fingovali svoju prítomnosť na pracovisku, pričom prevádzkovateľ nemal o tom dôkaz a nemohol situáciu účinne riešiť.“ Úrad zamestnávateľovi uložil pokutu 1500 EUR.

Okrem oprávneného záujmu, ako právny základ spracúvania údajov do úvahy prichádza aj súhlas zamestnanca (napr. použitie fotografie vo firemných novinách, na nástenke a pod.). Tu si treba dať pozor, aby na zamestnanca nebol vyvíjaný nijaký nátlak a mal skutočnú možnosť bez nepriaznivého následku odmietnuť udelenie súhlasu. Pre nerovnosť vzťahov medzi zamestnancom a zamestnávateľom sa dobrovoľnosť súhlasu posudzuje veľmi prísne.

Údaje (tzn. aj fotografiu), ktoré zamestnávateľ od zamestnanca získal priamo, môže spracúvať až po tom, ako zamestnanca informoval, na aké účely a na akom právnom základe bude tieto údaje spracúvať. Pokiaľ ešte pred spracúvaním údajov nestanovil (správny) účel a právny základ pre spracúvanie, má to za následok buď včasné neinformovanie zamestnanca o účele a právnom základe alebo nesprávne informovanie o účele a právnom základe spracúvania údajov. Obidva prípady sa z hľadiska GDPR považujú za porušenie pravidiel spracúvania osobných údajov. 

Pokiaľ na pracovisku používate dochádzkovú kartu, na ktorej majú zamestnanci fotografiu, odporúčame Vám skontrolovať Vašu informačnú povinnosť. Mali by ste v nej nájsť informáciu, že fotografiu spracúvate na určený účel (napr. bezpečnosť, firemné noviny). Ak túto informáciu nenájdete priamo v informačnej povinnosti, preverte, či ste zamestnanca o spracúvaní neinformovali pri inom úkone (napr. prostredníctvom formulára na vyžiadanie súhlasu). V prípade, že sa napriek týmto krokom neviete dopátrať odpovede, či ste si informačnú povinnosť splnili, kontaktujte svoju zodpovednú osobu a/alebo sa obráťte na odborníka a títo Vám vec pomôžu preveriť/upraviť do budúcna. Práve takýmto preventívnym krokom viete predchádzať pokute a strate času, ktorý by ste na riešenie správneho konania v rámci interného či externého tímu potrebovali vynaložiť.