Ako vyplýva zo správy o stave ochrany práce, ktorá bola zverejnená Národným inšpektorátom práce, v roku 2020 bolo zistených až 597 porušení zo strany zamestnávateľov, ktoré sa týkali práve evidencie pracovného času, pričom ide zároveň o tretie najčastejšie zistené porušenie. Napriek tomu, že uložené pokuty sa vo väčšine prípadov pohybujú v „pár“ tisíckach eur, môžu sa vyšplhať až do výšky 100 - tisíc eur v závislosti od závažnosti porušenia.

Povinnosť evidovať pracovný čas svojich zamestnancov vyplýva zamestnávateľovi priamo zo Zákonníka práce. Evidencia by však nemala zahŕňať len evidenciu samotného pracovného času, ale mala by zachytiť napríklad aj rozvrhovanie nočnej práce, práce nadčas, aktívnej a neaktívnej časti pracovnej pohotovosti zamestnanca či dokonca prestávok v práci. A to takým spôsobom, aby bol zaznamenaný začiatok a koniec časového úseku, v ktorom zamestnanec vykonával prácu alebo mal nariadenú alebo dohodnutú pracovnú pohotovosť.

Napriek tomu, že je na rozhodnutí zamestnávateľa, akou formou bude samotnú evidenciu viesť (nakoľko zákon neurčuje, akým spôsobom tak má urobiť), odporúča sa viesť ju tak, aby bola prehľadná, preukázateľná a v neposlednom rade, aby údaje v nej obsiahnuté boli správne a v zákonom stanovenom minimálnom rozsahu.  

Tu však pozor! Evidencia pracovného času a evidencia dochádzky nie je to isté a svoju zákonnú povinnosť takto spĺňate len v prvom prípade. V oboch prípadoch ide nie len z časového, ale aj obsahového hľadiska o odlišné pojmy, ktoré nemožno spájať, hoci tak mnohí zamestnávatelia robia. Ako uvádza Najvyšší súd SR (napr. pod sp. zn. 3Asan/3/2018): „Evidenciu dochádzky nie je zamestnávateľ povinný evidovať, sú však aj prípady, kedy je vhodné zaznamenávať aj dochádzku. Evidencia dochádzky slúži najmä pre potreby zamestnávateľa, najmä ak je u niektorého zamestnávateľa zvýšené riziko úrazov, krádeží, či poškodenia majetku zamestnávateľa. V takých prípadoch je pre zamestnávateľa vhodné vedieť, kto bol v rozhodujúcom čase prítomný na pracovisku.“  

Ako teda správne viesť evidenciu pracovného času?

V prípade, že sa chcete vyhnúť pokute zo strany inšpektorátu práce, evidovať samotný príchod do a odchod z práce v dochádzkovej knihe zamestnancov určite nestačí. Je potrebné zaevidovať nielen samotný pracovný čas, ale aj prestávku v práci, prácu nadčas či iné zákonom vyžadované skutočnosti. V prípade zaznamenania prestávky na odpočinok a jedenie však nepostačuje len uvedenie jej dĺžky bez časového intervalu, v ktorom zamestnanec takúto prestávku čerpal.

Zaznamenanú evidenciu pracovného času sa zároveň odporúča viesť v písomnej či elektronickej forme, a to tak, aby v nej nebolo možné robiť dodatočné zmeny. Za vedenie evidencie pracovného času je zodpovedný vždy len a len zamestnávateľ, nikdy nie zamestnanec.