Úplne bežná situácia, prepustíte zamestnanca a jeho e-mailové konto presmerujete na niekoho iného, aby ste mali pod kontrolou celú jeho pracovnú agendu. Je takýto postup správny?

Napriek tomu, že ako zamestnávateľ máte právo na prístup k pracovnej agende prepusteného zamestnanca, nesmiete zabudnúť ani na práva prepusteného zamestnanca, a to konkrétne jeho právo na súkromie a právo na ochranu osobných údajov.  Už asi tušíte, že automatické presmerovanie e-mailu nie je riešenie, ktoré Vám zabezpečí súlad s právnymi predpismi. Aký postup teda zvoliť?

Vzhľadom na kolidujúce záujmy a práva zamestnanca a zamestnávateľa nemusí byť zabezpečenie úplného súladu s právnymi predpismi vôbec jednoduché. Každopádne, z praxe vieme, že zavedením nasledovných postupov sa mu určite minimálne priblížite:

1. Pretrieďte e-maily

Dajte si tú námahu a pred tým, ako zamestnanec odíde, prejdite si s ním jeho e-mailovú schránku. Sústreďte sa pritom najmä na e-mailovú komunikáciu vedenú výhradne prepusteným zamestnancom, t.j. na komunikáciu, kde na kópii nie je nikto ďalší z Vašej organizácie. Dá sa predpokladať, že komunikácia staršia viac ako niekoľko mesiacov bude pre zamestnávateľa už bezpredmetná, ale v niektorých prípadoch (napr. v rámci nevysporiadaného obchodného vzťahu) môžu byť dôležité aj staršie správy. Správy, ktoré sú pre Vašu organizáciu objektívne dôležité si nechajte preposlať. Pred samotným preposlaním nezabudnite na test proporcionality.

2. Nastavte out-of-office

Je možné, že po určitú dobu budú prepustenému zamestnancovi prichádzať pracovné e-maily týkajúce sa jeho agendy. Na zabezpečenie kontinuity ponechajte na primeranú dobu e-mailové konto prepusteného zamestnanca aktívne. Vo väčšine prípadov sa odporúča ponechať konto aktívne po dobu 30 dní. Existujú však aj špecifické prípady, kedy je e-mailové konto vhodné ponechať dlhšie, alebo naopak kratšie. Namiesto automatického preposielania nastavte „out-of-office“ s kontaktnými údajmi na osobu, ktorá danú pracovnú agendu po prepustenom zamestnancovi prevzala.

3. Kontaktujte obchodného partnera

Ak to vyžadujú otvorené obchodné prípady, popri out-of-office notifikácii môžete kontaktovať aj Vášho obchodného partnera s tým, že projekt na Vašej strane prevzal iný zamestnanec. Tým zabezpečíte kontinuitu dôležitých obchodných projektov a zároveň splníte (možnú) zmluvnú povinnosť informovať partnera o zmene kontaktnej osoby. Majte na pamäti, že obchodný partner nemusí (a ani by nemal) poznať dôvod takejto zmeny. Aj informácia o skončení pracovného pomeru a jeho okolnostiach je považovaná za osobný údaj, preto zmenu odôvodňujte radšej všeobecnými informáciami, ako je zmena manažmentu projektov, interná reorganizácia, automatizácia procesov, atp. 

4. Vymažte konto

Po uplynutí primeranej doby (obvykle 30 dní) e-mailové konto prepusteného zamestnanca zrušte.

Vyššie uvedené postupy je dobré mať upravené v interných smerniciach. Tak zabezpečíte jednotné riešenie správy e-mailových kont bývalých zamestnancov a zároveň transparentnosť ohľadom spracúvania osobných údajov voči zamestnancom.

O tom, ako k (ne)rušeniu e-mailových kont bývalých zamestnancov pristupuje ÚOOÚ sme písali v tomto článku. S ohľadom na to, že GDPR sa uplatňuje už 6 rokov, ako aj s ohľadom na prax v ostatných členských štátoch EÚ sa dá očakávať, že postupom času bude ÚOOÚ v podobných prípadoch podstatne prísnejší.